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答复函格式范文

2023-08-07 11:03:02 高考在线

　　答复函格式范文

　　概述

　　答复即复函，属公函的一种。

　　复函是机关、单位为答复来函一方面商洽、询问或联系事宜而使用的一种公文，既可用于上级机关对下级单位的答复之用，也可用于平行机关或不相隶属机关的答复。复函如属上级机关对下级机关所要求事项的答复，同时具有某种批复、批示的性质。

　　答复函是对询价函的回复。答复函也由开头、正文、结尾三部分组成。

　　1 开头

　　与普通书信一样，其顶格书写称谓，即询价者的尊称。称谓后面加冒号。

　　2 正文

　　分三步完成：回答询价函中的问题，有问必答;以热情的口吻欢迎对方尽快订货;可提供一些对方所问范围之外的信息，既体现了服务的热情与周到，也可起到一定的促销作用。

　　3 结尾

　　与普通信函一样，为落款和日期。落款标明复函者的姓名，日期为复函时间，要年、月、日俱全。

　　××××商贸公司：

　　感谢你们八月十三日的询问信。我们很高兴对皮鞋、皮包向您们报价。

　　前封函中我们已说清了可以立即从仓库发货的品种。至于其他品种，我们所说的发货日期只是大概的估计，但不会超过所说日期一个月。

　　我们报价的所有品种都由高质量皮料制成，设计多样，色彩丰富，是可以满足像您们这种高级时髦贸易的要求。

　　盼望收到您们的订货，并寄上商品目录一份，您们也许会对我们的其他一些产品产生兴趣。它们包括皮手套和女用皮包。商品目录会给您们提供我们货物的基本情况，但不可能对您们的所有问题一一作答。如蒙再次来信详细询问，我们将乐意解答。

　　×××皮革制品营销部

　　20 ××年×月×日

　　我们知道，答复函(报价函)是针对询价函而写的，所以，答复函必须有针对性，不能答非所问。

　　这封报价函，不仅有针对性，且措词十分得体。

　　因为是答复函，语气比询价函要谦恭一些。“很高兴"、“乐意”等词语的运用，既是向对方表示良好的服务态度，又表达了对对方应有的尊敬。

　　另外，撰写者在有问必答的`同时，也做到了留有余地。比如：“我们所说的发货日期只是大概的估计，但不会超过所说日期一个月。”既回答了对方，又没把话说死;既表明了自己的诚意，又为自己留下了回旋的余地。

　　最后，在回答了对方的问题之后，撰写者还巧妙地向对方介绍了其他产品，从而增加了信函的容量。

　　范文：

　　XXXX先生：

　　x月二十日有关第645号定单的来信收到。

　　得知错运货物，本公司感到抱歉。正确的货物已安排空运，应于一周内运抵。有关文件将加函寄上。

　　烦请暂存错运给贵方的货物。

　　如有任何疑问，欢迎与本公司联络。对于是次错失，谨再次表示歉意。

　　销售部主任

　　xxxx年5月20日