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会议接待方案流程

2023-08-08 21:38:14 高考在线

　　会前服务

　　1. 与会议主办方者洽谈;

　　2. 向会议主办方提供会议接待策划方案和报价;

　　3. 邀请会议主办方实地考察会议将举办的会场所;

　　4. 与会议主办方者确定会议接待方案;

　　5. 与会议主办方签订会议接待准合同;

　　6. 确认会议主办方者预付定金事宜;

　　7. 在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及接待手册;

　　8. 准备会议资料(含代邀请相关领导，新闻煤体，新闻通稿，接待资料，会议配套的商务服务及公关礼仪，翻译，通讯及秘书服务)。

　　会中服务

　　1. 机场，码头，车站，专人(礼仪)专车分批分时段按要求接站;

　　2.会议现场，会议秘书分发会议资料，来客接待，房卡发放;

　　3.会议秘书协助会场布置及场地的会务服务;

　　4. 会议秘书在会议接待(报道处)协助会务确认和分放房间;

　　5. 确认用餐时间，菜单，标准，形式，酒水及主次桌和其他服务系统安排工作(酒店安排，水果分配，酒店服务员人手的到位)

　　6.提前确认代表(客户)的娱乐项目，娱乐场所及消费和付款方式。

　　7.确认该主办方为会议代表提供的旅游考察的吃，住，行，游，购，娱乐和安排事宜(日程安排，房，餐，车，导游等细节安排)

　　8.确认并保障会议期间会场防盗，消防等酒店设施安全工作;

　　9.确认特殊客人(含领导，少树民族代表，VIP，残障及家属安排)

　　10.协助会议期间的交通工具的安排，合理调车;

　　11. 代办会议代表返程票务和其他代办的安排(如会后特别特殊出游)。

　　会后安排

　　1.会务服务的总结，评估，会议代表的.意义，对安排的反馈以及领导的建议和评价，及时的处理和改进有关工作;

　　2.会议留影，会议资料，领导讲稿，代表发言稿，新闻报道资料的汇总结书及印刷代表通讯录;

　　3.与酒店方核对其他的消费费用，与会议主办方费用结算，然后与酒店总消费的结帐，处理发票等财务工作;

　　4.欢送代表工作(对有关领导赠送小纪念品)跟踪服务，迎合下次的合作。